How to Build Great Support and Improve Performance Without Demotivating Employees

Hi, my name is Sergey and I am responsible for the technical support of itsoft company, so this article will focus on support.





Support is the face of the company for current customers. However, how often do we encounter good support? The answer, unfortunately, is obvious.





In this article, I will share our experience and share recipes that have helped improve our data center support.





What infuriates everyone in support

I decided to start with a list of things that I and my colleagues (and you, most likely) infuriate in support:





  • long wait;





  • robots;





  • incompetence;





  • limited number of communication channels;





  • letters from the address no-reply@domain.ru;





  • no complain (no feedback).





Long wait

The phrase โ€œYour call is very important to us, but now all operators are busyโ€ has become a classic and inevitably associated with any support call. Of course, there are analogues:





  • We cannot answer the call now;





  • , , ;





  • , ;





  • !





, , , 5 , 20. 









- , , , . 





, Virgin Atlantic, :





ยซ, , Virgin Atlantic. . . : 18 , 450 . โ€” 18, 17, 16, 15โ€ฆยป





, - , .





- , . - , ! - , , - , , , . , ?





, โ€” .









โ€œ โ€:





  • -, "" , ;





  • ;





  • .





, , !





, , , , โ€œโ€ . , , , , , . 





, 5% - : โ€œ ?โ€.  , , , โ€œโ€ .





, , , . , , , , . .





, โ€” .





, , , , - .









, , . โ€œ-โ€?





, ? , , , , , , . 





, , , โ€” ? 





: - , paypal, โ€” cvc-. , , , visa electron, cvc- . โ€” , , . , 6 , 2 . , .





, , !





, , ? ! , . . 





, โ€œโ€, , . , .





โ€œโ€ . , ? 









, , , - . 





:





  • -, ;





  • , -;





  • , ;





  • -, .





, , โ€œ โ€ . ?





โ€œโ€ . , , , . ? , !





no-reply@domain.ru

, , , . 





, . , .





, . , - , . . , .





, : . , - . ?









? , , - ?





: ( ), . , โ€œโ€, ? โ€” . , - โ€œ โ€ , โ€œ โ€ (). โ€” , ?!





, !





, , ?





3 : 





  • ;





  • ;





  • , "".





, pwc.com. , :





  • ;





  • ;





  • ;





  • ;





  • ;





  • ().





?





โ€”- , , . , , .





, , , .





:





  • ;





  • , ;





  • , ;





  • , , , ;





  • , !





, , . , , โ€” !





โ€œโ€

NPS, โ€œโ€ , 9-10 , .. . , ?! .





, , , , โ€œ โ€,





,

, , . , :





  • Telegram;





  • ;





  • ;





  • .





- Telegram

, , - Telegram. 20% . , .





, (@itsoft_bot) .





( c Slack) telebot.im.





, . , / / -.





, โ€” , KPI . 





KPI , :





  • ;





  • , ;





  • ;









, โ€” , .





Slack, โ€œโ€ + , , .





, , KPI 95% 40% , . 50% . , . , ! 





, , .





, , . , , , โ€œโ€ , . 





. , .. . , . , , . 









:





  • ;





  • -;





  • Telegram. 





, . , , , โ€”- , , โ€” , ! , , ( ) .





, , , . 





, , % KPI , .





, : .





, . :





  • ( );





  • ;





  • , ( , wiki); 





  • ;





  • - ;





  • , KPI , ( KPI 90% - ); 





  • ( ) - . 





, , , .





, , , , , , โ€”- !





, , . : , , , .





( , ), , , .





, , โ€œ โ€.





, , 3 :





  • ;





  • ;





  • .





.





, , , , , โ€” .





, .





, , , , . / , โ€œ , โ€. . , , , 3 :





  • 100% ;





  • , , ;





  • , .





, , :





  • . , , . โ€œโ€ ;





  • โ€œโ€ , , (, , , , );





  • , , -;





  • , , ;





  • , - , , .





, , . . 





:





  • ? ( , , );





  • ? ( , );





  • , ? ( , );





  • , ? (โ€œ โ€ , ).





, , , , , .     





,

, ( ) , , .





, , , โ€œโ€ , . , , .





, , , , , KPI . 





:





  • KPI , , , , ;





  • KPI , , , , ;





  • , , ;





  • , , , . , , .





, โ€” , .









:





  • ;





  • ;





  • ;





  • ;





  • .





, .





43%. , - 2017 8,6 , 4,9 . 





โ€œ IP-KVMโ€, 76%! , . ( , ), , , .





, 5 , , . 9% 3% . 6% , 10%.





, , , 76%, , , !





, , . 





:





  • 2017- 2,8 %, , ;





  • 2018- , 1,6 %;





  • 2019- 1,7 %;





  • , 2020- 1,1 %. 





1%, , , .





, - -. - -. , : 









.





, - -, .  





, , , , . , , !








All Articles